Privacy en cookies

Via de website, de app en het huurdersportaal worden privacygevoelige gegevens oftewel persoonsgegevens verwerkt.  Stichting DUWO acht een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van groot belang. Persoonlijke gegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd.

Bij onze verwerking houden wij ons aan de eisen die de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) stelt. Dat betekent onder andere dat wij:

• duidelijk vermelden met welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken. Dat doen wij via deze privacy- en cookieverklaring;
• onze verzameling van persoonsgegevens beperken tot alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor legitieme doeleinden;
• je eerst vragen om uitdrukkelijke toestemming om jouw persoonsgegevens te verwerken in gevallen waarin toestemming is vereist;
• passende beveiligingsmaatregelen nemen om jouw persoonsgegevens te beschermen en dat ook eisen van partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken;
• jouw recht respecteren om jouw persoonsgegevens onder andere op jouw aanvraag ter inzage te bieden, te corrigeren of te verwijderen.

Stichting DUWO is de verantwoordelijke voor de gegevensverwerking. In deze privacy- en cookieverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken en met welk doel. Wij raden je aan deze zorgvuldig te lezen.

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 5-11-2024

Gebruik van persoonsgegevens
Door het gebruiken van onze diensten laat je bepaalde gegevens bij ons achter. Dat kunnen persoonsgegevens zijn. Wij bewaren en gebruiken uitsluitend de persoonsgegevens die rechtstreeks door jou worden opgegeven of waarvan bij opgave duidelijk is dat ze aan ons worden verstrekt om te verwerken. Om de verhuur van woningruimte, de betaling daarvan en het gebruik van het huurdersportaal en de DUWO App mogelijk te maken verzamelen wij jouw:

• Volledige naam;
• Nationaliteit;
• BSN;
• Kopie ID-bewijs;
• Adres;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Geboortedatum;
• Geslacht;
• Betalingsgegevens;
• Studiegegevens, inclusief studentnummer;
• Gegevens van jouw ouders;
• Gegevens van een derde die de huur voor jou betaalt;
• Correspondentie met DUWO;
• Loggegevens van je sleutelgebruik;
• Meterstanden;
• Gebruikersnaam van het portaal;
• Foto’s en video’s (dit betreft de bestanden die je toevoegt aan een reparatieverzoek of de chatfunctie van de app)

Tevens zullen deze gegevens aan unieke codes gekoppeld worden om communicatie met het systeem mogelijk te maken. Wij publiceren jouw gegevens niet. Alleen bij een interne verhuizing zullen de namen van de huisgenoten zichtbaar zijn.

Deze gegevens verzamelen en verwerken wij wanneer je een (huur)overeenkomst met ons hebt gesloten, of wilt gaan sluiten, je ons toestemming hebt gegeven om de persoonsgegevens te gebruiken, wij een gerechtvaardigd belang hebben (bijvoorbeeld ter opsporing of preventie van fraude en overlast) of wettelijk verplicht zijn om dit te doen.

Bij zakelijke evenementen zoals openingen van een nieuw gebouw worden foto’s gemaakt. Deze foto’s kunnen geplaatst worden bij een artikel op onze website of nieuwsbrief. De foto’s worden niet verder gebruikt tenzij daar expliciet toestemming voor gevraagd is. Mocht je niet willen dat je foto op de website of nieuwsbrief komt, laat het dan weten aan de fotograaf of neem contact met ons op via onze contactpagina.

Cameratoezicht
Wij maken gebruik van cameratoezicht. Cameratoezicht wordt gebruikt voor de veiligheid van de huurders en onze gebouwen. Overal waar wij cameratoezicht hebben, hebben wij stickers opgehangen. De camera’s zijn zo opgesteld dat zij niet in woningen of bergingen en zo min mogelijk de openbare weg of eigendommen van anderen filmen. De camera’s worden alleen ingezet als het niet anders kan.

Wij bewaren de camerabeelden maximaal 4 weken, tenzij er een incident is vastgelegd. In dat geval bewaren wij de camerabeelden tot het incident is afgehandeld.

Huurdersorganisaties
Als je gaat huren bij DUWO word je ook lid van een huurdersorganisatie, tenzij je bij het tekenen van je huurovereenkomst aangeeft dat je geen lid wil worden. Deze huurdersorganisaties behartigen jouw belangen als huurder. Om ervoor te zorgen dat de huurdersorganisaties hun taken kunnen uitvoeren delen wij de volgende persoonsgegevens met deze huurdersorganisaties:

• Contractnummer
• Voorletters
• Achternaam
• Aanhef (men/mevr)
• Adres
• Naam adres
• Complexnummer
• Ingangsdatum contract
• E-mail
• Stad
• Postcode
• VHE-nummer
• Contracttype (Campuscontract of University Housing)
• Contactnummer
• Telefoonnummer

Deze gegevens verstrekken wij op grond van ons gerechtvaardigd belang. Vraag bij je huurdersorganisatie na hoe lang zij jouw gegevens bewaren.

Campuscontrole
Delen gegevens met Onderwijsinstellingen
Wij verstrekken jouw gegevens aan onderwijsinstellingen. Dit doen wij om ervoor te zorgen dat studentenwoningen worden verhuurd aan studenten en om de doorstroming op de studentenwoningmarkt via het campuscontract te bevorderen.

Hiervoor verwerken wij de volgende gegevens:

• Studentennamen
• Studentennummers

Deze gegevens verwerken wij op basis van de huurovereenkomst die is gesloten met jou.

University Housing
Delen huurachterstanden met Onderwijsinstellingen
Wij verstrekken informatie over eventuele huurachterstanden aan onderwijsinstellingen. Dit doen wij omdat onderwijsinstellingen financieel medeverantwoordelijk zijn in het geval van huurachterstanden en omdat onderwijsinstellingen een inspanningsverplichting hebben om ons te ondersteunen in het beperken en innen van huurachterstanden.

Deze gegevens verwerken wij op basis van de huurovereenkomst die is gesloten met jou.

Nieuwsbrief
Wij bieden een nieuwsbrief waarmee wij geïnteresseerden willen informeren over onze diensten. Jouw e-mailadres wordt slechts met jouw expliciete toestemming toegevoegd aan de lijst van abonnees. Iedere nieuwsbrief bevat een link waarmee je jezelf kunt afmelden.

Contact met DUWO via de chat of via het contactformulier
Je kan DUWO ook een vraag stellen via sociale media, WhatsApp, via de chat op de website of via het contactformulier.

Hiervoor verwerken wij de volgende gegevens:

• Voor- en achternaam
• Telefoonnummer
• NAW (t.b.v. authenticatie)
• Geboortedatum (t.b.v. authenticatie)
• Gegevens die worden gedeeld.

Deze gegevens verwerken wij op basis van ons gerechtvaardigd belang om onze huurders en woningzoekenden goed te kunnen helpen bij hun vragen.

Verstrekking aan derden
Jouw gegevens worden uitdrukkelijk niet aan derden verstrekt, anders dan de derden die nodig zijn om de door jou gevraagde diensten te kunnen leveren. Denk bijvoorbeeld aan onderhoudsdiensten, IT- dienstverleners en gemeenten. Ook delen wij gegevens met onderwijsinstellingen voor de campuscontrole en het toewijzen en de verhuur van woningen aan buitenlandse studenten.

Beveiliging en bewaren
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen van persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de persoonsgegevens).

Wij bewaren jouw gegevens voor zolang als dat voor ons nodig is. Bijvoorbeeld voor de duur van jouw huurovereenkomst, maar ook enige tijd daarna omdat de wet ons dat verplicht.

In de Woningwet is aangegeven dat wij de persoonlijke informatie en contractinformatie van onze huurders tot 2 jaar na beëindiging van de huurovereenkomst moeten bewaren.

Op grond van de Belastingwet bewaren we financiële gegevens tot 7 jaar na beëindiging van de huurovereenkomst.

Al jouw opgeslagen gegevens worden automatisch na de wettelijke bewaartermijnen uit al onze systemen verwijderd.

Websites van derden
Deze verklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met deze website zijn verbonden. Wij kunnen niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met jouw persoonsgegevens omgaan. Wij raden je aan de privacyverklaring van deze websites te lezen alvorens van deze websites gebruik te maken.

Social media 
Wij maken gebruik van social. Je kunt ons hier volgen en onze content te delen. Ook kun je advertenties van ons tegenkomen op jouw social mediapagina. Wij krijgen geen toegang tot jouw social media. Wij raden je aan om het privacybeleid van de social media partijen waar jij een account hebt, goed door te nemen zodat je weet hoe je gegevens worden gebruikt en hoe jij je instellingen kunt aanpassen:

• Facebook (privacyverklaring) 
• Instagram (privacyverklaring)
• YouTube (privacyverklaring)
• LinkedIn (privacyverklaring)

Cookies
Op onze websites gebruiken we cookies van onszelf en van derde partijen. Cookies zijn informatiebestandjes die bij het bezoeken van een website automatisch kunnen worden opgeslagen op of uitgelezen van het apparaat (zoals PC, tablet of smartphone) van de bezoeker. Dat gebeurt via de webbrowser op het apparaat.

Deze cookies verzamelen de volgende gegevens van jou:

• IP-adres
• Cookie-ID
• Website- en klikgedrag
• Referrer-URL

Wanneer je onze website voor het eerst bezoekt, tonen wij een melding met uitleg over cookies. Hierbij zullen we, voor zover wij dat verplicht zijn, vragen om jouw akkoord voor het gebruik van cookies.

In onderstaande tabel vind je een overzicht van de cookies die wij gebruiken.

In- en uitschakelen van cookies en verwijdering daarvan
Meer informatie omtrent het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies kun je vinden in de instructies en/of met behulp van de Help-functie van jouw browser.

Verwijderen van cookies
De meeste cookies hebben een houdbaarheidsdatum. Als een houdbaarheidsdatum is ingesteld, wordt het cookie automatisch verwijderd wanneer de houdbaarheidsdatum verstrijkt. Je kunt er ook voor kiezen de cookies handmatig te verwijderen voordat de houdbaarheidsdatum is verstreken. Raadpleeg hiervoor de handleiding van uw browser.

Rechten van betrokkenen
Je hebt de volgende rechten:

• Recht op informatie
  Je hebt er recht op om te weten welke informatie over je is opgeslagen, waarom (met welk doel) het is opgeslagen, hoe lang het bewaard wordt en met wie de gegevens mogelijk gedeeld worden. Dit staat beschreven in het overzicht gegevens huurders. In de gebruiksvoorwaarden en in deze privacyverklaring kun je lezen hoe wij met je gegevens omgaan.

• Recht op inzage
  Je hebt er recht op om te weten welke gegevens wij van je hebben opgeslagen en verwerkt.

• Recht op rectificatie
  Als je ziet dat wij verkeerde gegevens van jou hebben opgeslagen, kun je dat melden. Je moet hierbij wel kunnen aantonen wat de juiste gegevens zijn. Je kunt een aanvraagformulier insturen met het verzoek om bepaalde gegevens te wijzigen. Je e-mailadres en telefoonnummer kun je zelf wijzigen als je inlogt op www.duwo.nl.

• Recht op vergetelheid
  Volgens de wet heb je er recht op om aan te geven dat je wil dat alle gegevens die wij van je hebben opgeslagen worden verwijderd. Bij een verzoek tot verwijdering moeten wij echter twee andere wetten naleven die bepalen dat wij gegevens moeten bewaren. Deze hebben voorrang op het recht om vergeten te worden.

• Recht op beperking verwerking
  Dit recht houdt in dat jouw opgeslagen persoonsgegevens (tijdelijk) door ons niet gebruikt mogen worden. Dit verzoek kun je bijvoorbeeld indienen als je vindt dat de gegevens niet kloppen, of wij geen grond hebben om de gegevens te gebruiken.

• Recht op overdraagbaarheid
  Dit recht betekent dat je een verzoek kunt doen om je gegevens door te geven aan een andere organisatie of bedrijf. Bijvoorbeeld als je een nieuwe woning gaat huren bij een andere corporatie.
  
  Wij gaan ervan uit dat als je een woning gaat huren bij een andere corporatie, alle gegevens dan al bekend zijn bij deze corporatie. We sturen jouw gegevens daarom niet automatisch naar hen door. Wel kunnen we op jouw verzoek de gegevens die wij van jou hebben, doorgeven aan een andere organisatie.
   
• Recht van bezwaar
  Je kunt om specifieke redenen bezwaar maken tegen de verwerking van je gegevens. Het gebeurt alleen niet vaak dat we de verwerking van je gegevens daadwerkelijk stoppen, want we zijn verplicht om je gegevens te verwerken zolang je huurder bij ons bent. Wij moeten namelijk als woningbouwcorporatie de Woningwet en de Belastingwet naleven.
  
  We willen je echter wel de mogelijkheid geven om hiertegen bezwaar te maken.

Wijzigingen in deze privacy- en cookieverklaring

Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze verklaring. Het verdient aanbeveling om deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat je van deze wijzigingen op de hoogte bent.

Klacht indienen

Als je vindt dat wij niet op de juiste manier helpen met vragen over jouw privacy, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens

Voor vragen over onze privacy- en cookieverklaring of vragen omtrent jouw rechten, kun je altijd contact met ons opnemen via onderstaande gegevens:

DUWO
Professor Schermerhornstraat 4
2628 PZ Delft

Contactformulier:https://www.duwo.nl/contact/contactformulier
Telefoonnummer: 0900-235896

KvK-nummer: 27220173